[Rígh~ts & Ré~spóñ~síbí~lítí~és]

[Thé R~íght~s óf R~éqúé~stér~s áñd~ thé R~éspó~ñsíb~ílít~íés ó~f thé~ Dépá~rtmé~ñt fó~r Ágí~ñg áñ~d Réh~ábíl~ítát~ívé S~érví~cés (D~ÁRS) ú~ñdér~ thé V~írgí~ñíá F~rééd~óm óf~ Íñfó~rmát~íóñ Á~ct]

[Thé Vírgíñíá Fréédóm óf Íñfórmátíóñ Áct (FÓÍÁ), lócátéd át § 2.2-3700 ét séq. óf thé Códé óf Vírgíñíá, gúáráñtéés cítízéñs óf thé Cómmóñwéálth áñd répréséñtátívés óf thé médíá áccéss tó públíc récórds héld bý públíc bódíés, públíc óffícíáls, áñd públíc émplóýéés.]

[Á públíc récórd ís áñý wrítíñg ór récórdíñg -- régárdléss óf whéthér ít ís á pápér récórd, áñ éléctróñíc fílé, áñ áúdíó ór vídéó récórdíñg, ór áñý óthér fórmát -- thát ís prépáréd ór ówñéd bý, ór íñ thé pósséssíóñ óf á públíc bódý ór íts óffícérs, émplóýéés ór ágéñts íñ thé tráñsáctíóñ óf públíc búsíñéss. Áll públíc récórds áré présúméd tó bé ópéñ, áñd máý óñlý bé wíthhéld íf á spécífíc, státútórý éxémptíóñ ápplíés.]

[Thé pólícý óf FÓÍÁ státés thát thé púrpósé óf FÓÍÁ ís tó prómóté áñ íñcréáséd áwáréñéss bý áll pérsóñs óf góvérñméñtál áctívítíés. Íñ fúrthéríñg thís pólícý, FÓÍÁ réqúírés thát thé láw bé íñtérprétéd líbérállý, íñ fávór óf áccéss, áñd thát áñý éxémptíóñ állówíñg públíc récórds tó bé wíthhéld múst bé íñtérprétéd ñárrówlý.]

[Ýóúr~ FÓÍÁ~ Rígh~ts]

• [Ýóú h~ávé t~hé rí~ght t~ó réq~úést~ tó íñ~spéc~t ór r~écéí~vé có~píés~ óf pú~blíc~ récó~rds, ó~r bót~h.]
• [Ýóú h~ávé t~hé rí~ght t~ó réq~úést~ thát~ áñý c~hárg~és fó~r thé~ réqú~ésté~d réc~órds~ bé és~tímá~téd í~ñ ádv~áñcé~.]
• [Íf ýó~ú bél~íévé~ thát~ ýóúr~ FÓÍÁ~ rígh~ts há~vé bé~éñ ví~ólát~éd, ýó~ú máý~ fílé~ á pét~ítíó~ñ íñ d~ístr~íct ó~r cír~cúít~ cóúr~t tó c~ómpé~l cóm~plíá~ñcé w~íth F~ÓÍÁ.]

[Mákí~ñg á R~éqúé~st fó~r réc~órds~ fróm~ [thé D~épár~tméñ~t]]

• [Ýóú m~áý ré~qúés~t réc~órds~ bý Ú.S~. Máíl~, fáx, é~-máíl~, íñ pé~rsóñ~, ór óv~ér th~é phó~ñé. FÓ~ÍÁ dó~és ñó~t réq~úíré~ thát~ ýóúr~ réqú~ést b~é íñ w~rítí~ñg, ñó~r dó ý~óú ñé~éd tó~ spéc~ífíc~állý~ stát~é thá~t ýóú~ áré r~éqúé~stíñ~g réc~órds~ úñdé~r FÓÍ~Á.]
  • [Fróm á práctícál pérspéctívé, ít máý bé hélpfúl tó bóth ýóú áñd thé pérsóñ récéívíñg ýóúr réqúést tó pút ýóúr réqúést íñ wrítíñg. Thís állóws ýóú tó créáté á récórd óf ýóúr réqúést. Ít álsó gívés ús á cléár státéméñt óf whát récórds ýóú áré réqúéstíñg, só thát théré ís ñó mísúñdérstáñdíñg óvér á vérbál réqúést. Hówévér, wé cáññót réfúsé tó réspóñd tó ýóúr FÓÍÁ réqúést íf ýóú éléct tó ñót pút ít íñ wrítíñg.]
• [Ýóúr réqúést múst ídéñtífý thé récórds ýóú áré séékíñg wíth "réásóñáblé spécífícítý." Thís ís á cómmóñ-séñsé stáñdárd. Ít dóés ñót référ tó ór límít thé vólúmé ór ñúmbér óf récórds thát ýóú áré réqúéstíñg; íñstéád, ít réqúírés thát ýóú bé spécífíc éñóúgh só thát wé cáñ ídéñtífý áñd lócáté thé récórds thát ýóú áré séékíñg.]
• [Ýóúr réqúést múst ásk fór éxístíñg récórds ór dócúméñts. FÓÍÁ gívés ýóú á ríght tó íñspéct ór cópý récórds; ít dóés ñót ápplý tó á sítúátíóñ whéré ýóú áré áskíñg géñérál qúéstíóñs ábóút thé wórk óf DÁRS, ñór dóés ít réqúíré DÁRS tó créáté á récórd thát dóés ñót éxíst.]
• [Ýóú m~áý ch~óósé~ tó ré~céív~é élé~ctró~ñíc r~écór~ds íñ~ áñý f~órmá~t úsé~d bý D~ÁRS í~ñ thé~ régú~lár c~óúrs~é óf b~úsíñ~éss.]
  • [Fór é~xámp~lé, íf~ ýóú á~ré ré~qúés~tíñg~ récó~rds m~áíñt~áíñé~d íñ á~ñ Éxc~él dá~tábá~sé, ýó~ú máý~ éléc~t tó r~écéí~vé th~ósé r~écór~ds él~éctr~óñíc~állý~, víá é~-máíl~ ór óñ~ á cóm~púté~r dís~k, ór t~ó réc~éívé~ á prí~ñtéd~ cópý~ óf th~ósé r~écór~ds]
• [Íf wé hávé qúéstíóñs ábóút ýóúr réqúést, pléásé cóópéráté wíth stáff's éffórts tó clárífý thé týpé óf récórds thát ýóú áré séékíñg, ór tó áttémpt tó réách á réásóñáblé ágrééméñt ábóút á réspóñsé tó á lárgé réqúést. Mákíñg á FÓÍÁ réqúést ís ñót áñ ádvérsáríál prócéss, bút wé máý ñééd tó díscúss ýóúr réqúést wíth ýóú tó éñsúré thát wé úñdérstáñd whát récórds ýóú áré séékíñg.]

[Tó réqúést récórds fróm DÁRS, ýóú máý díréct ýóúr réqúést tó Cárá Káúfmáñ. Shé cáñ bé réáchéd át 8004 Fráñklíñ Fárms Drívé, Héñrícó, VÁ 23229, 804-845-4765, 1-800-552-5019 (tóll fréé), 1-800-464-9950 (TTÝ-tóll fréé), 1-804-662-9532 (fácsímílé), ór Cárá.Káúfmáñ@dárs.vírgíñíá.góv Ýóú máý álsó cóñtáct hér wíth qúéstíóñs ýóú hávé cóñcérñíñg réqúéstíñg récórds fróm DÁRS. Íñ áddítíóñ, thé Fréédóm óf Íñfórmátíóñ Ádvísórý Cóúñcíl ís áváíláblé tó áñswér áñý qúéstíóñs ýóú máý hávé ábóút FÓÍÁ. Thé Cóúñcíl máý bé cóñtáctéd bý é-máíl át fóíácóúñcíl@lég.státé.vá.ús, ór bý phóñé át (804) 225-3056 ór [tóll fréé] 1-866-448-4100.]

[DÁRS~' Rés~póñs~íbíl~ítíé~s íñ R~éspó~ñdíñ~g tó Ý~óúr R~éqúé~st]

• [DÁRS~ múst~ résp~óñd t~ó ýóú~r réq~úést~ wíth~íñ fí~vé wó~rkíñ~g dáý~s óf r~écéí~víñg~ ít. "Dá~ý Óñé~" ís có~ñsíd~éréd~ thé d~áý áf~tér ý~óúr r~éqúé~st ís~ récé~ívéd~. Thé f~ívé-d~áý pé~ríód~ dóés~ ñót í~ñclú~dé wé~ékéñ~ds ór~ hólí~dáýs~.]
• [Thé r~éásó~ñ béh~íñd ý~óúr r~éqúé~st fó~r púb~líc r~écór~ds fr~óm DÁ~RS ís~ írré~lévá~ñt, áñ~d ýóú~ dó ñó~t háv~é tó s~táté~ whý ý~óú wá~ñt th~é réc~órds~ béfó~ré wé~ résp~óñd t~ó ýóú~r réq~úést~. FÓÍÁ~ dóés~, hówé~vér, á~llów~ DÁRS~ tó ás~k ýóú~ tó pr~óvíd~é ýóú~r ñám~é áñd~ légá~l ádd~réss~.]
• [FÓÍÁ~ réqú~írés~ thát~ DÁRS~ máké~ óñé ó~f thé~ fóll~ówíñ~g rés~póñs~és tó~ ýóúr~ réqú~ést w~íthí~ñ thé~ fívé~-dáý t~ímé p~éríó~d:]
  1. [Wé pr~óvíd~é ýóú~ wíth~ thé r~écór~ds th~át ýó~ú háv~é réq~úést~éd íñ~ théí~r éñt~írét~ý.]
  2. [Wé wíthhóld áll óf thé récórds thát ýóú hávé réqúéstéd, bécáúsé áll óf thé récórds áré súbjéct tó á spécífíc státútórý éxémptíóñ. Íf áll óf thé récórds áré béíñg wíthhéld, wé múst séñd ýóú á réspóñsé íñ wrítíñg. Thát wrítíñg múst ídéñtífý thé vólúmé áñd súbjéct máttér óf thé récórds béíñg wíthhéld, áñd státé thé spécífíc séctíóñ óf thé Códé óf Vírgíñíá thát állóws ús tó wíthhóld thé récórds.]
  3. [Wé próvídé sómé óf thé récórds thát ýóú hávé réqúéstéd, bút wíthhóld óthér récórds. Wé cáññót wíthhóld áñ éñtíré récórd íf óñlý á pórtíóñ óf ít ís súbjéct tó áñ éxémptíóñ. Íñ thát íñstáñcé, wé máý rédáct thé pórtíóñ óf thé récórd thát máý bé wíthhéld, áñd múst próvídé ýóú wíth thé rémáíñdér óf thé récórd. Wé múst próvídé ýóú wíth á wríttéñ réspóñsé státíñg thé spécífíc séctíóñ óf thé Códé óf Vírgíñíá thát állóws pórtíóñs óf thé réqúéstéd récórds tó bé wíthhéld.]
  4. [Wé íñfórm ýóú íñ wrítíñg thát thé réqúéstéd récórds cáññót bé fóúñd ór dó ñót éxíst (wé dó ñót hávé thé récórds ýóú wáñt). Hówévér, íf wé kñów thát áñóthér públíc bódý hás thé réqúéstéd récórds, wé múst íñclúdé cóñtáct íñfórmátíóñ fór thé óthér públíc bódý íñ óúr réspóñsé tó ýóú.]
  5. [Íf ít ís práctícállý ímpóssíblé fór DÁRS tó réspóñd tó ýóúr réqúést wíthíñ thé fívé-dáý péríód, wé múst státé thís íñ wrítíñg, éxpláíñíñg thé cóñdítíóñs thát máké thé réspóñsé ímpóssíblé. Thís wíll állów ús sévéñ áddítíóñál wórkíñg dáýs tó réspóñd tó ýóúr réqúést, gívíñg ús á tótál óf 12 wórkíñg dáýs tó réspóñd tó ýóúr réqúést.]
• [Íf ýóú máké á réqúést fór á vérý lárgé ñúmbér óf récórds, áñd wé féél thát wé cáññót próvídé thé récórds tó ýóú wíthíñ 12 wórkíñg dáýs wíthóút dísrúptíñg óúr óthér órgáñízátíóñál réspóñsíbílítíés, wé máý pétítíóñ thé cóúrt fór áddítíóñál tímé tó réspóñd tó ýóúr réqúést. Hówévér, FÓÍÁ réqúírés thát wé máké á réásóñáblé éffórt tó réách áñ ágrééméñt wíth ýóú cóñcérñíñg thé pródúctíóñ ór thé récórds béfóré wé gó tó cóúrt tó ásk fór móré tímé.]

[Cóst~s]

• [Ýóú máý hávé tó páý fór thé récórds thát ýóú réqúést fróm DÁRS. FÓÍÁ állóws ús tó chárgé fór thé áctúál cósts óf réspóñdíñg tó FÓÍÁ réqúésts. Thís wóúld íñclúdé ítéms líké stáff tímé spéñt séárchíñg fór thé réqúéstéd récórds, cópýíñg cósts, ór áñý óthér cósts díréctlý rélátéd tó súpplýíñg thé réqúéstéd récórds. Ít cáññót íñclúdé géñérál óvérhéád cósts.]
• [Íf wé éstímáté thát ít wíll cóst móré tháñ $200 tó réspóñd tó ýóúr réqúést, wé máý réqúíré ýóú tó páý á dépósít, ñót tó éxcééd thé ámóúñt óf thé éstímáté, béfóré prócéédíñg wíth ýóúr réqúést. Thé fívé dáýs thát wé hávé tó réspóñd tó ýóúr réqúést dóés ñót íñclúdé thé tímé bétwééñ whéñ wé ásk fór á dépósít áñd whéñ ýóú réspóñd.]
• [Ýóú máý réqúést thát wé éstímáté íñ ádváñcé thé chárgés fór súpplýíñg thé récórds thát ýóú hávé réqúéstéd. Thís wíll állów ýóú tó kñów ábóút áñý cósts úpfróñt, ór gívé ýóú thé óppórtúñítý tó módífý ýóúr réqúést íñ áñ áttémpt tó lówér thé éstímátéd cósts.]
• [Íf ýó~ú ówé~ ús mó~ñéý f~róm á~ prév~íóús~ FÓÍÁ~ réqú~ést t~hát h~ás ré~máíñ~éd úñ~páíd~ fór m~óré t~háñ 30 d~áýs, D~ÁRS m~áý ré~qúír~é páý~méñt~ óf th~é pás~t-dúé~ bíll~ béfó~ré ít~ wíll~ résp~óñd t~ó ýóú~r ñéw~ FÓÍÁ~ réqú~ést.]

[Cómm~óñlý~ úséd~ éxém~ptíó~ñs]

[Thé C~ódé ó~f Vír~gíñí~á áll~óws á~ñý pú~blíc~ bódý~ tó wí~thhó~ld cé~rtáí~ñ réc~órds~ fróm~ públ~íc dí~scló~súré~. DÁRS~ cómm~óñlý~ wíth~hóld~s réc~órds~ súbj~éct t~ó thé~ fóll~ówíñ~g éxé~mptí~óñs:]

• [Pérs~óññé~l réc~órds~ (§ 2.2-3705.1 (1) óf th~é Cód~é óf V~írgí~ñíá)]
• [Récó~rds s~úbjé~ct tó~ áttó~rñéý~-clíé~ñt pr~ívíl~égé (§ 2.2-3705.1 (2)) ó~r átt~órñé~ý wór~k pró~dúct~ (§ 2.2-3705.1 (3))]
• [Véñd~ór pr~óprí~étár~ý íñf~órmá~tíóñ~ (§ 2.2-3705.1 (6))]
• [Récó~rds r~élát~íñg t~ó thé~ ñégó~tíát~íóñ á~ñd áw~árd ó~f á có~ñtrá~ct, pr~íór t~ó á có~ñtrá~ct bé~íñg á~wárd~éd (§ 2.2-3705.1 (12))]

[Óthé~r Réq~úíré~méñt~s]

[DÁRS~ álsó~ hás s~ómé ó~thér~ réqú~írém~éñts~ básé~d óñ f~édér~ál lá~w.]

• [34 CFR 361.38 h~ás ré~qúír~éméñ~ts ré~gárd~íñg t~hé pr~ótéc~tíóñ~, úsé á~ñd ré~léás~é óf p~érsó~ñál í~ñfór~mátí~óñ óñ~ vócá~tíóñ~ál ré~hábí~lítá~tíóñ~ cóñs~úmér~s. Thé~sé ré~córd~s máý~ óñlý~ bé ré~léás~éd úñ~dér c~értá~íñ ré~gúlá~tórý~ réqú~írém~éñts~.]